Er zit een limiet op het aantal kilometers dat je mag rijden met een auto van de zaak als je geen bijtelling betaalt. Het limiet is redelijk aan de lage kant met 500 kilometer per jaar. Als je dit doet dan is het ook zaak om een sluitende kilometerregistratie bij te houden, de Belastingdienst is namelijk erg streng met de controle. In dit artikel lees je de beste manieren voor het bijhouden van de kilometerregistratie en hoe je ervoor zorgt dat je geen boetes van de Belastingdienst krijgt.

De kilometerregistratie bijhouden

Er zijn meerdere manieren voor het bijhouden van je kilometerregistratie. Alle manieren hebben zijn rechtsgeldig maar zijn wisselende in de tijd die je ervoor nodig hebt. De eerste manier is de registratie bijhouden op papier. Je kan een template maken in Excel en deze uitprinten en in je auto leggen. Je kan dan elke rit opschrijven. Het is wel erg foutgevoelig en kost veel tijd. Een andere handmatige manier is het template in Excel ook invullen in Excel. Hierdoor kan je makkelijker berekeningen uitvoeren en is het iets minder foutgevoelig. Het is echter wel lastig direct in de auto te doen en blijft handmatig.

De derde manier is een semiautomatische manier, door middel van een kilometerregistratie app die je installeert op je smartphone. Er zijn verschillende apps die je kan gebruiken met allemaal hun eigen functies en kosten. Het enige wat je moet doen is de app aanzetten en achteraf aangeven of het een privé of zakelijke rit was. Je kan na bijvoorbeeld een maand eenvoudig alles exporteren naar een Excel bestand die aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet. De laatste manier is volledig automatisch en is op basis van een GPS systeem die je in laat bouwen in je auto. Deze GPS trackers gaan aan zodra de auto start en gaan uit als de auto wordt uitgeschakeld. Je kan de ritten terugzien via een app of via een online account op de computer. Deze manier vereist weinig handmatige handelingen en bespaart dus ook de meeste tijd.

De benodigde informatie voor de kilometerregistratie

Er zijn een aantal zaken die de Belastingdienst bij alle kilometerregistraties wil zien. Het document begint vaak met het model en type van de auto en het kenteken. Ook de periode waarin de auto is gebruikt staat hier. Het document bestaat daarnaast uit alle ritten die zijn gereden. Per rit moet het volgende in het document staan: datum, ritnummer (elke dag start je met 1), begin- en eindstand van de kilometerteller, adres van vertrek- en aankomstlocatie, of het een privé of zakelijke rit was en een uitleg als je een langere route dan normaal hebt gereden bijvoorbeeld door omleidingen of files. Ook als je tijdens een zakelijke rit een stuk privé omrijdt om bijvoorbeeld je kind naar school te brengen, moet je dit noteren. Dit zijn dus een hoop gegevens die je telkens moet noteren, hierom kiezen steeds meer ondernemers voor een automatisch systeem.