Hoe snel kun je een horecazaak openen, van idee tot opening?

De stap naar zelfstandig ondernemerschap moet over het algemeen goed doordacht zijn. Wil je zelfstandig ondernemer worden in de horeca, dan moet je er nog zekerder van zijn dat je over voldoende uithoudingsvermogen, wilskracht, koelbloedigheid en vriendelijkheid. Want naast de hindernissen van lange openingstijden en zwaar lichamelijk werk, brengt deze baan ook mentale last met zich mee. Je moet beseffen dat, vooral in het begin, werkweken van 80 uur niet ongewoon zijn. Als je echt gepassioneerd en vastberaden genoeg bent om je horecazaak te starten, vertellen we je in zes stappen hoe je dit het beste kunt doen.

Stap 1: restaurantconcept en een naam

Het conceptidee is de bouwsteen waar de hele planning op is gebaseerd. Sommigen hebben al lang een speciaal concept in gedachten, dat ze als tot in detail hebben uitgedacht. Andere willen gewoon voet aan de grond krijgen in de horeca en zijn flexibel in hun concept. Toch zullen enkele vragen vooraf beantwoord moeten worden. Zoals:

Welk soort horecabedrijf past bij jou?
Heb je een bepaald type keuken in gedachten?
Houd je van een chique keuken of meer down-to-earth?
Wie is je doelgroep?
Wat is je unique selling point?

Door antwoord te geven op deze vragen houd je al rekening met factoren zoals locatie, inrichting en omvang van je bedrijf. Zodra je een concept hebt gekozen, moeten je naam en logo bij je bedrijf passen. Daar zijn bepaalde regels voor, die je bedrijf naar de buitenwereld doen stralen. Je moet er ook goed over nadenken of je liever een bedrijf runt of bij een franchise wilt horen.

Stap 2: businessplan en financiering

Om het conceptidee met alle details vast te leggen, wordt een ondernemingsplan opgesteld. Alles wat je horecazaak beschrijft en later werkelijkheid vormt, moet daar goed in worden vastgelegd. Met andere woorden, alles van bedrijfsidee tot het oprichtingsteam en het financieringsplan moet in detail worden beschreven. Deze laatste moeten zeer grondig en gedetailleerd worden opgesomd. Want dit onderdeel bepaalt hoe hoog een lening van de bank kan zijn of dat er geldinjecties van investeerders te verwachten zijn. Je moet duidelijk aangeven wanneer er in welke mate je horecazaak de eerste jaren winstgevend zal zijn, hoeveel personeelskosten zullen bedragen of wat je bezettingsgraad zal zijn. Daarom moet het financieringsgedeelte informatie bevatten over kapitaal- en financieringsbehoeften, kosten, inkomsten en omzet en belastingen. Een gedetailleerd rentabiliteits- en liquiditeitsplan voor de eerst drie jaar is ook belangrijk voor kredietverstrekkers.

Stap 3: locatie en interieurindeling

In het bedrijfsplan moet ook een locatieanalyse toegevoegd zijn. Het is nog nodig om een exacte locatie in gedachten te hebben. Toch moet je de straal verkleinen en aantonen op welke locatie je verwacht dat jouw concept succes zal zijn. Als het huur- of leasingcontract echter al is ondertekend, moet het plan voor de aankleding en de renovatiewerkzaamheden al klaar zijn. Denk hierbij ook aan praktische elementen zoals zonnewering voor het terras, zo kan het gebruik van senkrechtmarkisen bescherming en comfort bieden.

Stap 4: vergunningen en voorschriften

Als je de financiering duidelijk hebt, dan moet je zorgen voor de nodige vergunningen. Afhankelijk van het type horecazaak richten de meeste openingen zich op de restaurantvergunning. Zonder deze vergunning, mag je geen alcohol schenken. Het kan enkele maanden duren van aanvraag tot afgifte, dus dit moet een van de eerste dingen zijn die je doet. Hiervoor zijn enkele documenten nodig, zoals: een verklaring van goed gedrag van de politie, een handelsvergunning en certificaten van de gezondheidsdienst.

Voorts is een wettelijk verplichte mondelinge en schriftelijke eerste instructie van de wet op de infectiebescherming verplicht voor elke persoon die met levensmiddelen werkt. Dit gezondheidscertificaat moet dan ook vooraf door de volksgezondheidsdienst zijn afgegeven.

Daarnaast zijn er vergunningen nodig voor bijzonder straatgebruik. Het is ook belangrijk om goed advies in te winnen over verzekeringen. Aangezien je als eigenaar voor veel zaken aansprakelijk bent en in de horeca veel kan gebeuren.

Stap 5: prijsberekening en zoeken naar personeel

Het is tijd om de opening te plannen. Je weet al welk eten en drinken je gaat aanbieden en staat al in contact met toekomstige leveranciers? Zorg ervoor dat je aanbod evenwichtig is en bij je doelgroep past. Het menu zal goed doordacht moeten zijn, zodat je het voor langere tijd kunt aanbieden. Naast de opmaak van de menukaart moeten ook de namen en beschrijvingen van de gerechten goed klinken en mensen overhalen tot kopen. Het beste geval is als de kosten van goederen ongeveer 25-30% bedragen. Invloeden zoals de huur, de koopkracht of de lonen van het personeel worden met exacte cijfers ingebracht.

Aangezien arbeidskosten een grote rol spelen bij de berekening van eten en drinken, moet je de juiste personeelsplanning vooraf worden ingevuld. Het is dan ook beter te veel personeel voor de opening te hebben dan te weinig. Voor al in het begin mag er niets misgaan en mag de doelgroep niet bij de eerste proeverij worden afgeschrikt. Vooral fouten als lange wachttijden of koud eten zullen je eerste gasten ervan weerhouden om terug te komen.

Stap 6: marketing en opening

Zodra alle vorige punten behandeld zijn, is het tijd om echt aan de slag te gaan. Het ontvangen krediet werd gebruikt om het pand te renoveren en in te richten. Het menu en het personeel wachten om losgelaten te worden. Je hebt elk detail van je bedrijfsplan geïnternaliseerd en in het restaurant geïmplementeerd. Maar om de zaak echt met een knal te laten beginnen en meteen mensen naar je horecazaak te lokken, moeten ze ook over je nieuwe concept horen. Hiervoor is het belangrijk om aan marketing te doen. Vooral in de horeca zijn de klassieke gedrukte reclamemedia in de vorm van flyers, reclameborden of advertenties in reisgidsen van belang. Toch is ook een digitale aanwezigheid belangrijk. Vooral bij jongere doelgroepen is een moderne digitalisering van de horecazaak vereist. Denk hierbij aan een eigen website, digitale menukaart of een informatieve aanwezigheid in social media. Zo moet online reserveren of inzicht in het menu vooraf mogelijk zijn.

Een nieuwe opening is een grote stap. Wat daarna komt, zal ook van groot belang zijn. Maar geniet vooral van deze eerste grote stap en maak van de opening een spektakel om de aandacht op jezelf te vestigen. Het beste is om iets van een openingsspecial aan te beiden om potentiële vaste klanten aan te trekken en ook om je capaciteit te vullen. Met een hoger aantal gasten en een volle horecazaak kun je goed zien hoe je personeel werkt en kun je walk-ins naar je horecazaak lokken. Met veel hard werk, doorzettingsvermogen en een goede economie krijgt jouw horecazaak zeker het succes dat het verdient.